Работа с самозанятыми (плательщиками, применяющими специальный режим «Налог на профессиональный доход» (НПД)) удобна: не нужно уплачивать НДФЛ, отчислять взносы и выделять рабочее место. Но порой это доставляет немалые хлопоты: нужно постоянно проверять, не поменял ли самозанятый статус и прислал ли чек, подтверждающий его работу. Расскажем на что стоит обращать внимание, чтобы работа с самозанятыми была продуктивной.
Обязательно выясните статус исполнителя — убедитесь, что самозанятый таковым является.
Для проверки можно запросить справку, подтверждающую статус. Она формируется в приложении, в котором самозанятый платит налог, — «Мой налог» или «Свое дело».
Также можно проверить статус самозанятого с помощью ИНН на сайте налоговой.
Почему эта проверка важна? Налогоплательщик НПД за один щелчок мыши может сняться с учета и стать физлицом, а если вы переводите деньги физическому лицу, то вам необходимо платить налоги. Об этом можно даже не узнать, если самозанятый умолчит, но будет неприятно, когда в конце года окажется, что не все налоги уплачены.
Тонкости договора
Заключите договор с плательщиком НПД. Это обычный гражданско-правовой договор, в котором обязательно нужно прописать статус исполнителя работ. Можно прописать ответственность, которая будет обязывать самозанятого присылать вовремя закрывающие документы и сообщать, если его статус изменился.
Очень важно иметь ввиду, что отношения заказчика и самозанятого не должны даже отдаленно напоминать трудовые:
- Надо четко указывать задание, результат и срок, когда должна быть выполнена задача.
- Нельзя заносить самозанятого в табель рабочего времени и вообще указывать, в какое время он должен работать. Нельзя требовать соблюдения должностной инструкции, иначе договор с самозанятым нужно переквалифицировать в трудовой, что влечет за собой взносы, НДФЛ и обустройство рабочего места.
Если у налоговой инспекции возникнут подозрения, что работодатель, не желая платить взносы за сотрудников, переквалифицировал их в самозанятых, то велик шанс , что ее сотрудники придут в компанию для совместной проверки с трудовой инспекцией.
Кроме того, налоговая делает запросы не только по самозанятым, но и по выданным наличными из кассы авансам. Если к вам пришёл запрос из налоговой инспекции, специалисты компании ФИНРОСА помогут вам разобраться и наведут порядок в документации.
- По закону нельзя сотрудничать с бывшим сотрудником как с самозанятым в течение двух лет после увольнения.
Подтверждение работы
Главным подтверждением работы от самозанятого является чек. Плательщик НПД формирует его после выполнения работы в своем приложении и отправляет вам.
Для работодателя чек — единственный документ для отчета перед налоговой об оплатах и выполненных работах. Если чека не окажется, налоговая может потребовать начислить за сотрудника НДФЛ и взносы, даже если у есть подтверждения по другим документам.
Если банку кажется подозрительной операция по оплате самозанятому, предъявите договор в качестве подтверждения.